Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos, criterios, principios y procedimientos que Guevara Castaño Abogados aplica al Tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de su objeto social, así como definir los canales y términos para que los Titulares ejerzan sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir, así como revocar la autorización otorgada para el Tratamiento.

Esta Política aplica a la totalidad de las bases de datos y archivos contentivos de información personal que sean objeto de Tratamiento por parte de la firma, ya sea de manera directa o a través de Encargados, abarcando el manejo de datos de clientes, contrapartes, contactos comerciales, proveedores, contratistas, empleados, candidatos a empleo, visitantes y, en general, cualquier persona natural cuyos datos personales sean tratados con ocasión de la actividad de la firma.

Para los efectos de esta Política, se adoptan las siguientes definiciones, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y a las disposiciones reglamentarias:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas que le serán aplicables y la forma de acceder a las mismas.

c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

f) Dato semiprivado: Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

g) Dato privado: Aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

h) Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

j) Habeas Data: Derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información personal que sobre ella se haya recolectado o se encuentre almacenada en bancos o bases de datos susceptibles de Tratamiento.

k) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

l) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

m) Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

o) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Guevara Castaño Abogados aplica en el Tratamiento de datos personales los siguientes principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

a) Principio de legalidad: El Tratamiento se sujeta a las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos personales.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual es informada al Titular al momento de obtener su autorización.

c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable o Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que en Guevara Castaño Abogados intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con la firma.

Razón social: Guevara Castaño Abogados

Sede principal — Bogotá D.C.: Av. Calle 26 # 69 C 03, Of. 903, Edificio Capital Center, Ciudad Salitre, Fontibón.

Sede Medellín: Calle 52 # 49 - 28, Of. 801 - 802, Edificio La Lonja Propiedad Raíz, La Candelaria.

Correo electrónico para asuntos de protección de datos: contacto@guevaracastanolegal.com

Teléfono: +57 300 354 9580

Sitio web: guevaracastanolegal.com

El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de datos personales es la Dirección General de Guevara Castaño Abogados, a través de los canales señalados.

5.1. Forma de la autorización. Guevara Castaño Abogados solicita la autorización previa, expresa e informada del Titular antes de iniciar el Tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización podrá constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó la autorización (por ejemplo, el envío voluntario de información a través del formulario de contacto del sitio web). En todo caso, el silencio del Titular no será asimilable a una autorización.

5.2. Almacenamiento. Los datos personales recolectados son almacenados en bases de datos físicas y/o electrónicas administradas por la firma o por sus Encargados, las cuales cuentan con medidas de seguridad apropiadas para garantizar la confidencialidad e integridad de la información.

5.3. Tratamiento de datos sensibles. El Tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo que se cumpla alguna de las siguientes excepciones previstas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012:

(i) El Titular ha dado su autorización explícita, salvo en los casos en que por ley no sea requerida.

(ii) El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

(iii) El Tratamiento es efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, y los datos se refieran exclusivamente a sus miembros o personas que mantengan contactos regulares.

(iv) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

(v) El Tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Cuando se solicite información sensible, se informará al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de tal información.

5.4. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando dicho Tratamiento responda y respete el interés superior del menor y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos estos requisitos, el representante legal del menor otorgará la autorización, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

5.5. Compartición con terceros. Guevara Castaño Abogados podrá compartir los datos personales de los Titulares con: (i) entidades del sistema judicial cuando exista requerimiento legal; (ii) Encargados que prestan servicios a la firma bajo cláusulas contractuales que garantizan la protección de los datos; (iii) autoridades de control y vigilancia; (iv) terceros con quienes se haya pactado compartir información, siempre que medie autorización expresa del Titular.

Guevara Castaño Abogados realiza el Tratamiento de los datos personales con base en las siguientes finalidades, segmentadas conforme al tipo de Titular:

6.1. Datos de clientes y potenciales clientes

(i) Establecer comunicación con el Titular para responder consultas, solicitudes, quejas o reclamos.

(ii) Prestar los servicios jurídicos contratados, incluyendo asesoría, representación judicial, extrajudicial y administrativa.

(iii) Mantener un registro histórico de la relación profesional y los asuntos atendidos.

(iv) Adelantar los procedimientos de conocimiento del cliente (KYC), debida diligencia y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) conforme a las disposiciones de la SARLAFT y demás normas aplicables.

(v) Realizar gestiones de facturación, cobranza, contabilidad y cumplimiento de obligaciones tributarias.

(vi) Enviar información sobre los servicios de la firma, eventos académicos, boletines informativos y novedades jurídicas relevantes, siempre que el Titular haya manifestado su interés en recibirla.

(vii) Evaluar la calidad del servicio prestado y conocer la satisfacción del cliente.

(viii) Cumplir con los requerimientos de autoridades judiciales y administrativas competentes.

6.2. Datos de proveedores, contratistas y aliados estratégicos

(i) Llevar a cabo procesos de selección, evaluación y contratación de proveedores.

(ii) Verificar la idoneidad, capacidad jurídica, experiencia, antecedentes y reputación del proveedor.

(iii) Adelantar consultas en listas restrictivas, vinculantes y centrales de riesgo nacionales e internacionales.

(iv) Realizar pagos, tributación, retenciones y demás obligaciones derivadas de la relación contractual.

(v) Mantener actualizado el registro de proveedores activos.

(vi) Comunicarse con el proveedor para la ejecución, supervisión y terminación del contrato.

(vii) Cumplir las obligaciones contables, tributarias, regulatorias y de archivo derivadas de la relación comercial.

6.3. Datos de empleados y candidatos a empleo

(i) Adelantar procesos de selección, verificación de referencias, antecedentes y validación de información laboral y académica.

(ii) Ejecutar la relación laboral, incluyendo afiliaciones al sistema general de seguridad social, parafiscales, pago de salarios, prestaciones y demás obligaciones laborales.

(iii) Implementar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST).

(iv) Adelantar procesos disciplinarios laborales conforme al reglamento interno de trabajo.

(v) Otorgar beneficios extralegales y administrar programas de bienestar.

(vi) Tratar la información de familiares del empleado para efectos de afiliaciones, beneficios y emergencias.

(vii) Adelantar evaluaciones de desempeño, capacitación y desarrollo profesional.

(viii) Atender requerimientos de autoridades laborales, judiciales y administrativas.

(ix) Una vez terminada la relación laboral, conservar la información durante los plazos exigidos por la ley para fines probatorios y de cumplimiento legal.

6.4. Datos de visitantes y usuarios del sitio web

(i) Controlar el acceso a las sedes de la firma por motivos de seguridad.

(ii) Administrar las grabaciones de los sistemas de videovigilancia (CCTV) instalados en las instalaciones, los cuales están debidamente señalizados.

(iii) Atender solicitudes de información, citas o asesoría enviadas a través del formulario de contacto del sitio web.

(iv) Analizar el uso del sitio web mediante datos de navegación (cookies, IP, navegador, páginas visitadas) para mejorar la experiencia del usuario.

(v) Atender emergencias y prestar los primeros auxilios cuando sea necesario.

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, conforme a lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos podrán ser ejercidos por: (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y (iv) por estipulación a favor de otro o para otro.

En desarrollo de los principios consagrados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Guevara Castaño Abogados, en su calidad de Responsable del Tratamiento, asume los siguientes deberes:

(i) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

(ii) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

(iii) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

(iv) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(v) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

(vi) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

(vii) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

(viii) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

(ix) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

(x) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

(xi) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

(xii) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

(xiii) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

(xiv) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

(xv) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Titular o sus causahabientes podrán ejercer los derechos contemplados en la presente Política y en la Ley 1581 de 2012, mediante la presentación de la respectiva consulta o reclamo a través de los siguientes canales:

Correo electrónico: contacto@guevaracastanolegal.com

Comunicación física: Av. Calle 26 # 69 C 03, Of. 903, Edificio Capital Center, Ciudad Salitre, Fontibón, Bogotá D.C.

9.1. Procedimiento de consulta

Conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. La firma suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta deberá presentarse identificando al Titular y a quien la promueve, los hechos que dan lugar a la consulta y la dirección física o electrónica para la respuesta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2. Procedimiento de reclamo

Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

(i) Requisitos del reclamo. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la firma con la siguiente información: identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección física o electrónica para notificaciones, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

(ii) Reclamo incompleto. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

(iii) Trámite. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos respectiva una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

(iv) Término máximo para resolver. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3. Excepciones a la supresión de datos. El Titular podrá en todo momento solicitar a la firma la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo en los términos antes señalados. Sin embargo, dicha solicitud de supresión y la revocación de la autorización no procederán cuando:

(i) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

9.4. Petición previa. El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado.

10.1. Vigencia. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación en el sitio web guevaracastanolegal.com y deja sin efectos las versiones anteriores expedidas por la firma.

10.2. Conservación de los datos. Las bases de datos administradas por Guevara Castaño Abogados tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la finalidad del Tratamiento, sumada a los términos de prescripción legal aplicables a las obligaciones civiles, comerciales, contractuales, fiscales, laborales, contables y disciplinarias derivadas de las relaciones jurídicas con los Titulares. Una vez cumplidas las finalidades y los plazos legales, los datos serán suprimidos de las bases de datos de la firma, salvo cuando exista deber legal de conservación.

10.3. Modificaciones. Guevara Castaño Abogados se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cuando las modificaciones sean sustanciales y se refieran a la identificación del Responsable o a las finalidades del Tratamiento, se comunicarán a los Titulares con anterioridad razonable a su entrada en vigor, a través del sitio web o de los medios de contacto suministrados. Las modificaciones que no sean sustanciales serán publicadas en el sitio web sin necesidad de notificación previa.

10.4. Autoridad de control. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad encargada de velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales en Colombia. Los Titulares podrán presentar quejas ante dicha entidad una vez agotado el trámite previo ante el Responsable del Tratamiento.